Site-ul trebuie sa prezinte vizitatorilor sai o organizare judicioasa, clara. Daca avem doar o vaga idee despre relatia dintre o sectiune a site-ului cu alte zone ale acestuia si daca nu oferim o expunere cuprinzatoare si ordonata a informatiilor, atunci utilizatorii vor cauta un material mai bine organizat pe alte site-uri.

Exista mai multe strategii de organizare in ansamblu a site-ului. Le vom discuta in continuare pe cele mai importante :

Organizarea secventiala. Cel mai simplu mod de a organiza informatiile este cel secvential, prezentand o expunere lineara, conform metaforei cartii tiparite. Informatia care in mod natural “curge” ca o relatare, logic, este ideala pentru abordarea secventiala. Ordonarea secventiala poate fi realizata :
Cronologic (e.g.: un jurnal electronic),
Sub forma unei serii de subiecte pornind de la general catre particular (i.e. un manual online), in ordine alfabetica, ca in cazul indexarii (e.g.:un glosar).

Acest model de organizare simpla se utilizeaza numai in cazul site-urilor de dimensiuni reduse sau a listelor structurate ca indecsi. Daca secventele narative devin mai complexe, atunci ele vor necesita un alt gen de structurare pentru a ramane inteligibile.

Chiar si site-urile Web mai complexe pot fi organizat secvential, cu conditia ca fiecare pagina din secventa principala sa aiba una sau mai multe pagini dependente, subsidiare, sau legaturi catre informatii din alte site-uri.

  • Organizarea sub forma de caroiaj. Numeroase manuale, liste de cursuri universitare sau descrieri de evenimente sunt organizate cel mai bine sub forma de caroiaj (grid). Caroiajele reprezinta un mod eficient de corelare a mai multor variabile, ca de exemplu o data calendaristica si o informatie istorica intr-un numar de categorii standard, precum “evenimente”, “cultura”, “tehnologie” – a se vedea Cronologiile universale Larousse

Pentru a avea succes, unitatile individuale dintr-un caroiaj trebuie sa imparta o structura perfect uniforma de subiecte si sub-subiecte. Subiectele abordate de obicei nu reprezinta o anumita ierarhie a importantei. De exemplu, termenul “programare” nu este mai mult sau mai putin important decat “design”, dar in mod ideal ambele forumuri vor imparti o structura uniforma de subiecte de discutie in cadrul unui site oferind servicii conversationale online. Un utilizator va putea astfel urmari in paralel ambele discutii purtate intr-o anumita zi.

Din pacate, structura de tip caroiaj poate fi dificil de inteles daca utilizatorul nu recunoaste relatiile dintre diversele categorii de informatii si din acest motiv un asemenea mod de organizare a paginilor Web este potrivit pentru o audienta experimentata care are deja formata o imagine asupra subiectului discutat si a organizarii acestuia. Hartile grafice sunt foarte folositoare pentru a oferi vizitatorilor o privire de ansamblu tematicilor site-ului.

  • Organizarea ierarhica. Ierarhiile reprezinta una dintre cele mai bune metode de a organiza corpuri complexe de informative.

Schemele de organizare ierarhica sunt in particular foarte potrivite pentru site-urile Web deoarece acestea ar trebui intotdeauna structurate astfel incat sa aiba o unica pagina de start. Mutli utilizatori sunt familiarizati cu diagramele ierarhice si pot intelege usor aceasta metafora ca ajutor acordat navigarii prin site. O organizare ierarhica impune de asemenea o anumita disciplina in abordarea analitica a continutului, pentru ca ierarhiile functioneaza eficient numai atunci cand informatiile sunt organizate judicios. De vreme ce diagramele ierarhice sunt familiare in activitatea firmelor si a institutiilor si se pot reflecta in site-ul acestora, utilizatorii contruiesc cu usurinta un model mental al site-ului vizitat.

  • Organizarea in retea. Structurile organizationale construite in retea (web) impun cateva restrictii asupra modului de folosire a informatiei. Utilizatorii isi urmaresc propriile interese conform unui model propriu, euristic, unic pentru fiecare persoana care viziteaza site-ul.

Acest mod organizational este specific site-urilor avand legaturi foarte dense catre alte informatii din cadrul aceluiasi site sau din alte site-uri. Scopul este cel de a exploata la maximum puterea de legare si de asociere oferit de spatiul WWW, insa structurile de organizare in retea pot usor sa propage confuzie si sa sugereze un model mental neclar privitor la relatiile dintre unitatile de informative. Ironic, modul de organizare de tip panza de paianjn (web) devine adesea un handicap in organizarea site-urilor Web, deoarece este greu de inteles si de intuit de catre utilizator. Organizarea in retea se poate adopta pentru site-urile de dimensiuni mici, dominate de liste de legaturi, destinate utilizatorilor experimentati sau avand cunostinte avansate in domeniul tematicilor tratate de continutul site-ului.

De retinut insa ca site-urile Web complexe prezinta proprietati caracteristice tuturor celor patru moduri de structurare ale informatiei. Exceptand site-urile care impun riguros o secventa de pagini, utilizatorii parcurg continutul oricarui site intr-o maniera proprie. Acest model neliniar de vizitare a paginilor Web dintr-un site nu poate constitui scuza sustragerii de la obligatia de a organiza informatiile prezentate si de prevedea o structura clara si consistenta care sa completeze ideile de design pentru site-ul dorit a fi dezvoltat.

Alte elemente ale site-ului Web

Alaturi de principalele componente ale unui site Web – pagina de start, paginile subiectelor intermediare si paginile subsidiare – trebuie sa avem in vedere diverse elemente menite a facilita parcurgerea coontinutului si navigarea pin site.

Se pot enumera o serie de recomandari referitoare la plasarea pe site a acestor elemente:

  • Informatiile importante pot fi afisate intr-un mod diferit de restul textului (pentru a capta atentia vizitatorului). De asemenea, multe site-uri Web trebuie actualizate frecvent pentru ca datele sa fie la zi, iar prezenta noilor informatii trebuie sa fie evidenta pentru vizitatorii site-ului, fara a necesita un efort de navigare prin site. Daca o parte dintre elementele listate in meniurile paginii de start sunt actualizate, atunci in dreptul fiecarui astfel de element actualizat se poate include textul sau se poate insera o pictograma cu mesajul “NOU”. Pentru un site complex avand mai multe niveluri de informatie raspandite in sute de pagini, va trebui realizata o pagina speciala “NOUTATI” (“What’s New” sau “News”) al carei scop este de a informa utilizatorii asupra actualizarilor efectuate in cadrul site-ului, desigur indicand si legaturile spre aceste informatii. Aceasta pagina va putea fi utilizata si drept pagina de stiri in cazul unui site academic sau al unei institutii, accentuand astfel schimbarile din cadrul organizatiei;
  • Site-ul trebuie sa contina posibilitati de navigare : butoane, harti de imagini, legaturi textuale, eventual cadre (desi utilizarea acestora din urma nu este recomandabila). Intotdeauna cand folosim pentru legaturi imagini sau harti senzitive, ar trebui sa includa legaturile textuale corespunzatoare;
  • Site-ul trebuie sa fie consistent. Marimea si culoarea butoanelor, textului si legaturilor, localizarea pe pagina a legaturilor navigationale trebuie sa fie similare in intregul site. Vizitatorul trebuie sa obtina informatia dorita intr-un mod ergonomic, optim.

Fiecare site ar trebui, de asemenea, sa ofere posibilitate de contact (prin posta electronica cel putin) si un index (denumit si site map ori site guide). Acest index va trebui sa incarce foarte rapid, deci ar trebui utilizate doar informatiile textuale.

Adesea, primele seturi de legaturi pe care utilizatorii de Web le construiesc atunci cand incep sa-si realizeze propriile site-uri sunt colectii de adrese Web favorite ale unor site-uri care au legatura cu profesia, cu ramura de activitate sau cu interesele personale. In cadrul unui site al unei institutii sau companii comerciale, o pagina de genul “Alte site-uri Conexe”, excelent conceputa si mentinuta, poate fi cea mai valoroasa si cea mai intensiv vizitata resursa din cadrul acelui site.

Conceptul de “document” in medii electronice cum este Web-ul este adesea flexibil, iar economia si logistica publicarii in forma digitala fac posibila furnizarea de mai multa informatii pentru utilizatorii site-ului, fara ca aceasta sa implice costuri suplimentare. De exemplu, pentru a realiza un raport tehnic sau unul privitor la vanzarile dintr-o luna in forma sa tiparita pe hartie astfel incat sa poata fi consultat si de alti membrii ai organizatiei, va trebui sa listam cate o copie de persoana. Pentru a fi practice si pentru a reduce costurile, va trebui ca acel raport tiparit sa fie intocmit foarte concis, fara a avea posibilitatea de a atasa materiale suplimentare (i.e. anexe). Astfel, cei carora ne adresam nu au acces la informatiile pe baza carora au fost fundamentate concluziile raportului din cauza costului mai ridicat al tiparirii pe hartie. In afara de continutul principal al raportului am fi dorit sa includem listele de resurse care in mod normal nu sunt disponibile publicului din pricina spatiului limitat si a costurilor suplimentare. Aceste informatii auxiliare pot fi accesate insa pe Web. Bibliografiile, glosarele, anexele care sunt prea voluminoase pentru a fi incluse intr-un raport tiparit sau in oricare alt document pot fi stocate de pe un site web, informatia fiind astfel accesibila si altor persoane. Acest aspect se poate realiza mai ales in contextul unui site disponibil in intranetul unei companii sau institutii.

In sprijinul utilizatorilor, Web-ul si alte medii bazate pe Internet au dezvoltat o solutie standard, reprezentata de asa-numita pagina a intrebarilor puse frecvent (Frecquently Asked Questions – FAQ). In cadrul acestei pagini sunt listate cele mai uzuale intrebari venite din partea vizitatorilor, insotite desigur de raspunsurile aferente. Paginile Web de tip FAQ sunt ideale pentru site-urile proiectate sa furnizeze suport si informatii de ajutor unui grup de lucru din cadrul unei institutii, unui grup profesional sau comercial sau unei comunitati de utilizatori ai unui produs. De cele mai multe ori, majoritatea intrebarilor puse de novice au mai fost ridicate si de alte persoane, raspunsurile la ele fiind furnizate de multe ori de catre departamentul de relatii cu publicul. Realizand o pagina FAQ atractiva si indreptand cititorii catre ea, se poate imbunatati semnificativ relatia cu utilizatorii, reducandu-se substantial timpul irosit.

Un alt element important al site-ului este cel referitor la pagina cuprinzand informatii despre termenii legali si drepturile de autor – asa-numita pagina a conditiilor de utilizare (Disclaimer). De obicei, in cadrul acestui document se stipuleaza urmatoarele:

  • Numele de companii, produse sau servicii mentionate in cadrul paginilor disponibile pe site sunt marci inregistrate ale companiilor respective. Daca este cazul, se poate mentiona ca utilizarea oricarui nume de marca inregistrata s-a facut doar in scopul analizei si nu constituie reclama pentru compania respectiva;
  • Informatiile incluse pe site sunt furnizate fara nici un fel de garantie. De asemenea, nu se garanteaza acuratetea informatiilor prezente, acestea putand include erori de ordin tehnic sau de tehnoredactare. Informatiile din cadrul site-ului sunt oferite cu buna-credinta, din surse apreciate ca fiind de incredere. Orice informatie disponibila pe site poate fi supusa modificarilor, fara nici o notificare prealabila. Unde este cazul, nu se garanteaza ca informatiile ar fi exacte, complete sau obiective, de aceea nimeni nu trebuie sa se bazeze pe ele, pentru nici un scop;
  • Compania care administreaza sau detine site-ul nu va fi facuta responsabila in cazul in care persoane sau companii folosesc sau se bazeaza pe informatii sau pe opinii continute in cadrul site-ului.
  • Autorii continutului documentelor prezente pe site sau compania care administreaza/detine site-ul nu vor fi raspunzatori pentru nici un fel de prejudiciu (direct, indirect, accidental sau nu) care ar rezulta din folosirea sau din incapacitatea de folosire a informatiei prezente pe site si pentru nici un fel de erori sau omisiuni in continut care pot conduce la tot felul de incidente survenite in timpul navigarii pe site;
  • De cele mai multe ori, se prevede ca informatiile pot fi reproduse prin tiparire numai pentru uzul personal. Informatiile nu pot fi reproduse, distribuite sau transmise altei persoane sau incorporate in oricare alta forma in alt material fara permisiunea prealabila scrisa a autorilor lor sau fara a fi citata sursa;
  • Continutul textual, grafic, multimedia sau programele pot fi utilizate doar cu acordul autorilor sau al companiei proprietare. Se poate recurge de asemenea la diverse licente privind folosirea software-ului, precum EULA (End User License Agreement) sau GPL (GNU Public Licence);
  • Site-ul poate include legaturi externe spre alte site-uri sau pagini Web al caror continut nu se afla sub controlul organizatiei care administreaza sau detine site-ul.

In cazul unui site personal, gazduit pe serverul organizatiei la care este angajat sau la care studiaza autorul acestuia, se poate stipula ca punctul de vedere expus de materialul inclus pe site nu-l reflecta pe cel al organizatiei si nu o implica in nici un mod. Desigur, politica acelei organizatii poate impune membrilor sai o anumita conduita pe Web – de exemplu, pe site-ul personal este interzisa etalarea de informatii negative privitoare la organizatia respectiva.

Nu trebuie uitata nici pagina descriind politica de confidentialitate (privacy policy) a site-ului. Aceasta pagina va fi inclusa in cazul in care prin intermediul site-ului Web se colecteaza diverse informatii de la utilizatori. Acestea pot fi obtinute via cookie-uri – fara ca vizitatorul sa introduca manual nimic si sa cunoasca datele stocate de cookie – sau prin completarea de diverse formulare electronice, solicitand date mai mult sau mai putin personale despre vizitatori. In astfel de situatii, acest document trebuie sa expuna vizitatorilor care este scopul informatiilor obtinute de catre detinatorii site-ului si modul in care aceste informatii vor fi folosite in viitor. De exemplu, trebuie stipulate faptul ca datele referitoare la adresa fizica sau cea de e-mail ale utilizatorului nu vor fi utilizate in scop promotional de catre alte companii. Se estimeaza ca peste 90% din site-urile comerciale detin o astfel de pagina.